Die 8 häufigsten Fehler im Messebau

Frau im Business-Look am Telefon sucht Fehler im Messebau

Vollgeräumte Messestände, unscharfe Werbegrafiken oder noch schlimmer: Nur unzureichende Stromversorgung am Stand. Als Messebau-Experten kennen wir von SYMA alle möglichen Stolperfallen und können Ihnen helfen, diese von Beginn an geschickt zu umschiffen. In diesem Beitrag decken wir für Sie, die aus unserer Sicht 8 häufigsten Fehler im Messebau auf, um ihnen gemeinsam entgegenwirken zu können.

1. Fehler im Messebau: Planung zu spät beginnen

Der Kardinalfehler in der Messeplanung ist säumig zu sein. Je früher mit der Vor-Messeplanung begonnen wird, desto besser. Zum Planungsprozess gehört immer viel Fragen, Tüfteln, Diskutieren, Verwerfen und neu Konzipieren dazu. Jeder Ausstellungsort und Zulieferant hat bestimmte Deadlines, an die es sich zu halten gilt, ansonsten können die Kosten schnell steigen. Für einen gut durchdachten Messeauftritt ist eine ausreichende Vorlaufzeit also unabdingbar, um zu verhindern, dass kurzfristige Probleme die wertvolle Arbeit zunichtemachen.

2. Fehler: Die Falsche Messe wählen

Am Anfang jeder Messe- und Standbau-Planung steht die Auswahl des passenden Formats. Wer sich am falschen Ort und zur falschen Zeit präsentiert, verschwendet wichtige Ressourcen. Unbedingt zu klärende Fragen sind daher: Ist die anvisierte Messe die richtige für Ihr Vorhaben? Ist Ihre Zielgruppe auf der Messe präsent? Werden Sie mit dem Messeformat die gewünschte Reichweite erzielen? Mit einem genau auf Ihre Ziele und Ihre Unternehmensgröße zugeschnittenen Messestand unterstützen wir Sie gerne bei dieser Entscheidung.

3. Fehler: Optimierbare Budget-Planung

Von zentraler Bedeutung für jedes Messebauprojekt ist ein vorab klar definiertes Budget, welches im optimalen Fall auch mögliche ungeplante, kurzfristig anfallende, Kosten schon im Vorfeld berücksichtigt. Unserer Erfahrung nach treten Änderungswünsche teilweise erst in den finalen Momenten der Umsetzung auf bzw. können solche erst in dieser Phase vom Kunden geäußert werden. Für diese Situationen ist es ratsam, einen kleinen Reserveposten bereits in der anfänglichen Budgetplanung miteinzukalkulieren.

Für die Kalkulationsgrundlage des Messebauers ist wichtig und entscheidend: Je konkreter Sie als Kunde Ihre Wünsche und Vorstellungen bereits zu Beginn der Planungsphase (in der Briefingphase) kommunizieren können, desto einfacher ist es für den Messebauer eine zutreffende und realistische Kostenschätzung abzugeben.

4. Fehler: Ungenaue Angabe von Stromabnehmern

Ein weiterer Klassiker unter den Fehlerquellen im Messebau: Stromgeräte. Wenn nicht alle elektronischen Geräte bzw. deren Positionen am Messestand, bedacht und richtig eingeplant werden, kann es zu ernsthaften Herausforderungen während der Veranstaltung kommen. Vor allem starke Stromabnehmer, wie Würstel- und Wasserkocher oder große Kaffeemaschinen werden in der Planungsphase leicht vergessen. Daher sollten wirklich alle Geräte und Stromabnehmer, die am Messestand zum Einsatz kommen, von unserem Messebau-Team in der Elektroplanung berücksichtigt werden. Denn: Nachdem der Stand vollständig aufgebaut ist, erneut den Boden aufzureißen, kann ärgerlich, kostspielig und manches Mal zeitlich auch gänzlich unmöglich sein.

5. Fehler: Nachlässige Transport-Planung

Wir als Messebauer berechnen anhand des vom Kunden abgesegneten Standdesigns das Gesamtvolumen des Messebaumaterials, auf Basis dessen der Transport zum und vom Messeplatz organisiert wird. Diese Logistikkosten finden sich somit im Angebot des Messebauers wieder.
Die Mitnahme von Kunden-Exponaten, Werbeunterlagen, Elektrogeräten etc. ist bei keinem dieser Transporte einplant und auch nicht im Angebot kalkuliert.
Sollten Sie dem Messebauer gerne Transportgut mitgeben wollen, dann informieren Sie diesen bitte rechtzeitig – das kann viele Missverständnisse und auch Kosten verhindern!

6. Fehler: Werbematerial von schlechter Qualität

Planen Sie gedruckte Werbematerialien wie Banner, Leinwände oder ähnliches über einen längeren Zeitraum zu verwenden, dann geben Sie Acht: Das Material kann bei der Lagerung leicht spröde werden oder aus der Form geraten. Kontrollieren Sie immer vorab den Materialzustand. Bei Grafiken, Fotos, Videos, PDFs und anderen digitalen Daten sollten Sie als Kunde stets vor der Übergabe an den Druck die Qualität, Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen, da diese Kontrolle nicht im Zuständigkeitsbereich des Messebauers liegt.

7. Fehler: Vollgeräumter Messestand

Die Standflächen werden gerne so umfassend mit Exponaten und Giveaways gefüllt, dass man glaubt, man sei auf einem Jahrmarkt. Was oftmals dahinter steckt: Ein interner Konflikt zwischen Marketing und Verkauf. Klären Sie also vorab, welche Ausstellungsstücke Sie unbedingt physisch am Messestand haben wollen, und welche z.B. virtuell ergänzt werden können. Vollgestellte Messestände wirken unattraktiv, überladen und verursachen zudem einen höheren Transport- und Kostenaufwand. 

8. Fehler: Falsches Verhalten des StandPersonals

Schulen Sie Ihr Standpersonal! Dies weckt bereits beim ersten „Willkommen“ einen professionellen und herzlichen Eindruck. So sind ein einheitliches, sauberes Erscheinungsbild und ein freundliches Lächeln bereits der erste Erfolg am Messestand. Außerdem sollte das Team ein gutes Gefühl für die Balance zwischen „Aktivität“ und „Zurückhaltung“ haben. Sowohl ein überaktives als auch unbeteiligtes Personal kann abschreckend auf die Messebesucher wirken. Zudem sollten die Fachkräfte am Stand bei der Aufnahme von Kontaktdaten potentieller Kunden genau sein. Stichwort: Follow-Up.

Unsere Aufgabe ist es, auf all diese Fehlerquellen schon in der Briefingphase hinzuweisen und alle nötigen Informationen von Anfang an zu kommunizieren, sodass die gesamte Messestandplanung von der ersten Skizze bis zum fertigen Messestand reibungslos und entspannt ablaufen kann. Kontaktieren Sie unser Experten-Team und holen Sie sich die besten Ideen für Ihren nächsten Messeauftritt.

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