Ihr Unternehmen möchte erstmals an einer Messe teilnehmen? Sie sind für den nächsten individuellen Messestand verantwortlich? Gerade beim Eintritt in die Messewelt kann man leicht überfordert sein oder Schwierigkeiten haben, die benötigten Informationen ohne bestehende Kontakte herauszufinden. Als Ihr erfahrener Partner im Messestandbau übernimmt SYMA die gesamte Planung und Konstruktion Ihres Messestands. Einige grundlegende Entscheidungen sollten Sie jedoch schon intern vor dem ersten Beratungsgespräch treffen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worum es sich dabei handelt und welche Eckdaten für die Planung eines Individualmessestands benötigt werden.
Zeitrahmen für den individuellen Messestand
Von Anfang des Messeprojektes an ist es wichtig, genügend Zeit einzuplanen, um potentiell stressbedingte Fehler schon vorab zu vermeiden. Je nach Größe Ihres Messestands kann die Planung langsamer oder schneller voranschreiten: Das erste Beratungsgespräch sollte zwischen 6-12 Monate vor Beginn der Messe angesetzt werden. Messetermine stehen meist schon lange im Voraus fest und auch die Standbuchung beim Messeveranstalter kann bereits mit einiger Vorlaufzeit getätigt werden. Sobald man alle hier erwähnten Informationen gesammelt hat, zumindest aber 12 Wochen vor der Messe, steht dem ersten persönlichen Briefing- und Beratungsgespräch mit unseren Vertriebsmitarbeiter:innen nichts mehr im Wege. Hierbei werden die Ziele und Wünsche des Kunden abgefragt und Schritt für Schritt ein Projektplan erarbeitet. Die Gegebenheiten des gebuchten Standplatzes auf der Messe vor Ort, alle Informationen des Kunden und das für den Messebau vorgesehene Budget werden von den SYMA Messearchitekten und -designern in ein Erstkonzept des Messestandes verwandelt.
Dieses Erstkonzept wird Ihnen vorgestellt und dient, nach Ihrer Zustimmung, als Grundlage für die Detailplanung und für eine detaillierte Kostenaufstellung. Spätestens sechs Wochen vor der Montage sollte eine endgültige Auftragsklarheit für SYMA herrschen, damit alles termingerecht fertiggestellt werden kann. Elemente wie druckfertige Grafiken müssen dabei beispielsweise spätestens ca. drei Wochen vor Aufbau an SYMA übermittelt werden. Als Referenzzeitpunkt für diesen Plan wird immer der erste Tag des Standaufbaus am Veranstaltungsort genommen. Je nach Größe des Messestands beginnt die Montage 2-8 Tage vor dem tatsächlichem Messestart. Damit die genannten Deadlines lückenlos eingehalten werden können, ist es umso wichtiger, bereits am Anfang alle wichtigen Basisdaten für Ihren individuellen Messestand zu sammeln.
Standbuchung beim Messeveranstalter
Die meisten und wichtigsten dieser Informationen ergeben sich durch die Entscheidung für die Messe, auf der Sie ausstellen möchten, sowie die Anmeldung des Standplatzes beim jeweiligen Veranstalter. Dadurch stehen die Kernfakten Zeitpunkt und Ort fest. Mit der Buchung bekommt man einen genauen Platz in der jeweiligen Messehalle zugewiesen (oder kann einen Standplatz auswählen). Durch diese Vorauswahl erhalten Messearchitekten wertvolle Informationen, die sie für die Konstruktion benötigen, wie:
- Position in der Halle
- Größe der Grundfläche des Standplatzes
- Bewegungsströme der Messebesucher in der Halle
- Lichtsituation
- Art des Standes (Kopf/Reihe/Insel)
- Hallenhöhe und bauliche Vorschriften
Die Größe Ihres Messestandes bestimmen Sie bereits im Vorfeld, im Zuge der Buchung der Standfläche. SYMA plant und designt mit diesen Grunddaten und Ihren Informationen aus dem Briefing einen repräsentativen Messestand. Der Ausformung, den Materialien oder der Möblierung sind, außer Ihrer Budgetvorgabe, keine Grenzen gesetzt. Um die Grundfläche des Standes noch besser auszunutzen, kann der Messestand im Rahmen der technischen und baulichen Vorgaben natürlich auch um ein Stockwerk in die Höhe erweitert werden.
Budget für den Messestand
Das Budget für den Bau des Messestandes umfasst nur einen Teil der gesamten Kosten für eine Messe. Für das erste Beratungsgespräch ist es wichtig, diese Aufschlüsselung des Budgets bereits vorgenommen zu haben und den finanziellen Rahmen für den individuellen Messestand zu kennen. Dabei schadet es nie, einen kleinen Reservepolster einzukalkulieren, um jederzeit flexibel reagieren zu können. Je mehr Anforderungen und Wünsche vorab fixiert wurden, umso geringer ist die Notwendigkeit späterer Änderungen.
Funktionen eines Messestands
Bevor das genaue Design erarbeitet werden kann, muss zuerst feststehen, welche Funktionen Ihr individueller Messestand erfüllen soll. Wird ein Empfangsbereich für die Ansprache und Erstinformation der Interessent:innen benötigt? Wünschen Sie sich eine Bar oder einen Gastrobereich? Brauchen Sie eine Bühne oder andere Präsentationsflächen? Gibt es Exponate, die besonders viel Platz oder spezielle Anschlüsse erfordern? Sind eigene Meetingräume geplant? All diese Faktoren sind ausschlaggebend für die ersten Visualisierungen. Sollten Sie für die Beantwortung dieser Fragen Hilfe benötigen, versuchen Sie sich die Zielsetzung Ihres Messeauftritts vor Augen zu halten.
Messeziele
Um die Ziele Ihres Messeauftritts zu klären, müssen Sie sich lediglich eine Frage stellen: Was genau ist der Grund, warum Sie an dieser Messe teilnehmen?
Dies ist, je nach Unternehmensgröße, eine persönliche oder wirtschaftliche Frage, die jedoch unbedingt vor der Planung geklärt werden muss. Grob lassen sich die gängigen Ziele dabei wie folgt aufteilen:
- Neukundenakquise
- Bestandskundenpflege
- Repräsentation allgemein
- Reputationsaufbau oder Imageförderung
- Vorstellung von Produktinnovationen
- Beobachtung des Mitbewerbs
- Marktanalyse
Natürlich kann ein Auftritt auch mehrere Ziele parallel verfolgen, dennoch sollte man sich auf eines der Ziele fokussieren und die weiterführende Funktions- und Designentscheidung davon ableiten.
Storytelling und Designideen
Sind die Messeziele und benötigten Einrichtungen klar, so können unsere Messearchitekten – anhand Ihrer CI und Firmenphilosophie – aussagekräftige und atemberaubende Ideen kreieren. Wenn Sie bereits eine Geschichte im Kopf haben, die Sie Ihren Messestandbesucher:innen erzählen möchten, ist es wichtig, diese von Anfang an mit uns zu teilen. So können wir diese Ideen aufgreifen und in Einklang mit den Zielen und Anforderungen bringen. Gutes Storytelling profitiert davon, dass jedes noch so kleine Detail am Messestand auf dieses Narrativ abgestimmt ist. Scheuen Sie nicht davor zurück, uns Ihre Träume und Ideen zu erzählen, unsere Expert:innen haben schon die ausgefallensten Geschichten zum Leben erweckt!
Alle hier behandelten Punkte mögen auf den ersten Blick nach vielen Entscheidungen und mühsamer Vorarbeit klingen. Im Grunde ergeben sich die meisten dieser Eckdaten aus nachstehenden drei Aspekten:
- Standplatzbuchung (zeitliche & örtliche Informationen)
- Budgetplan
- Ziel des Messeauftritts (und damit Funktionen des Messestands)
Verfügen Sie bereits über all diese Informationen? Dann können Sie unkompliziert und innerhalb von kürzester Zeit hier Ihren persönlichen Beratungstermin mit unseren SYMA-Teams in Deutschland, Tschechien, Österreich oder der Schweiz vereinbaren. Gemeinsam kreieren wir den perfekten, maßgeschneiderten Plan für Ihren individuellen Messestand.
