Coûts d’une participation à un salon : les 8 points à prendre en compte

Kosten Messestand

Chaque année, plus de 30.000 salons sont organisés, au cours desquels des millions de personnes sont enthousiasmées par de nouveaux produits et services. Les entreprises utilisent ces événements spéciaux pour informer au mieux, inspirer et finalement convertir les invités en clients. Une présence réussie sur un salon s’accompagne toujours de frais nécessaires. Dans cet article, l’équipe SYMA vous explique quels sont les points de coûts qui vous incombent lors d’une participation à un salon et comment les maîtriser au mieux.

Comment se répartissent les coûts d’une participation à un salon ?

Selon une étude de l’AUMA (Association allemande de l’industrie des salons), les dépenses globales de tous les exposants de salons, entre 2014-2017, se sont élevées à environ 9,6 milliards d’euros par an.

Les coûts moyens d’une participation à un salon peuvent être répartis dans les catégories suivantes :

  • Construction de stands d’exposition et services complémentaires : 30,3%
  • Location du stand d’exposition incl. Frais annexes : 21,2%
  • Frais de personnel : 15,4%
  • Hébergement et restauration : 13,5%
  • Frais de déplacement (y compris les transports locaux): 9,9%
  • Autres dépenses (comme la publicité et l’accueil) : 6,5 %.
  • Achats, loisirs, divertissements : 3 %.

Source : Sur le site web de l’AUMA, vous trouverez également d’autres études et conseils utiles sur le thème de l’économie des foires et salons.

Acheter ou louer un stand d’exposition ?

En tant qu’exposant, vous devez d’abord vous poser la question : Voulez-vous acheter le stand ou le louer ? En principe, SYMA propose trois options :

  1. L’achat d’un stand auprès de SYMA (y compris le concept et les matériaux), le montage, le démontage et le stockage sont organisés de manière autonome.
  2. Location d’un stand d’exposition de SYMA (entretien de conseil, conception et réalisation inclus.)
  3. Combinaison d’éléments qui sont loués et d’autres qui sont achetés en raison de leur caractère unique et de leur utilisation fréquente.

Nous nous ferons un plaisir de vous informer plus en détail sur ces options lors d’un entretien individuel. Dans notre prochain article de blog, vous pourrez vous informer encore plus précisément sur les avantages et les inconvénients de l’achat ou de la location d’un stand d’exposition.

Coûts de la construction du salon et du stand

Le stand lui-même, avec ses composantes, conception, design, logistique, montage et démontage, constitue le cœur des coûts du salon. Trois points sont particulièrement importants : le concept de design de base et l’idée qui y est associée, la technique utilisée, ainsi que le mobilier et l’équipement du stand.

Budget du salon pour l’ameublement

Le mobilier d’exposition utilisé est un élément fondamental du stand. L’assortiment de SYMA comprend les produits finis les plus divers, qui peuvent être achetés ou loués. Les comptoirs, tables pliantes, tables de débit, cloisons, vitrines, boîtes d’information et d’affichage et autres peuvent être conçus individuellement ou achetés séparément comme solutions prêtes à l’emploi. Il convient de choisir le produit adéquat en fonction de l’utilisation et de la fréquence.

Budget du salon pour le design

En ce qui concerne la conception du design, l’imagination est quasiment sans limite. Du type de sol d’exposition aux solutions uniques de graphismes et de murs lumineux, en passant par la végétalisation adéquate, les options et les coûts les plus divers peuvent s’ajouter à votre calcul. Selon la taille de l’entreprise et ses idées, des stands plus petits peuvent aussi étonner vos visiteurs et être réalisés à moindre coût.

Budget du salon pour la technique

Les éléments techniques du stand représentent un coût non négligeable. De nos jours, on ne peut pas se passer d’un soutien technique, de la machine à café aux solutions hybrides ultramodernes ou aux constructions individuelles originales, sans oublier bien sûr un éclairage bien pensé. Des concepts ingénieux, comme la SYMA Blackbox ou le cube meet-hybrid, permettent certes d’économiser ou de délocaliser d’autres éléments, mais le coût total de l’ensemble des moyens techniques ne doit pas être sous-estimé. Si l’on veut être à la pointe du progrès, il faut s’informer en détail sur les exigences de ses propres groupes cibles et sur les éléments qui offrent le meilleur rapport coût/bénéfice.

Coût de l’emplacement du stand

Un organisateur de salon facture généralement son loyer par mètre carré de stand. En moyenne, cela représente environ 180-300 euros par m2. Pour un stand plus grand, de 50 m2 par exemple, on paie donc environ 10-15 tsd. Euro Loyer du stand, excl. les raccordements, les suspensions et les frais courants. Il s’agit toutefois d’une mesure indicative pour les salons B2B. Sur les salons B2C, les prix des emplacements peuvent également augmenter davantage, en fonction de la popularité du salon. En outre, il faut savoir que le prix dépend également de la position sur le site du salon. Pour un emplacement bien accessible, vous payez plus que, par exemple, pour des stands de tête, en bloc ou en ligne.

Frais du personnel du stand

Le personnel de stand engagé représente un coût fixe lors de la participation à un salon. Le principal facteur de coût est le personnel de stand de l’entreprise, qui explique les produits et services de l’entreprise et initie le suivi des leads. S’y ajoutent souvent : des barmans, des agents de sécurité, des hôtesses et d’autres personnels spécialisés.

Coûts du marketing d’exposition

Un autre centre de coûts important, en dehors du stand d’exposition proprement dit, est le matériel publicitaire. Un salon de présence signifie : contact client face à face, peu de perte de diffusion et des impressions qui restent. Les coûts de marketing comprennent bien entendu aussi les coûts de toutes les mesures prises avant et après la participation au salon. Il faut compter ici par exemple les budgets publicitaires pour les médias sociaux, les envois de newsletters, de RP et les distributions d’invitations, les moyens publicitaires directement sur le stand (giveaways et matériel d’information), la production de contenu (film/photo), les jeux-concours et tous les moyens pour le suivi ultérieur des leads.

Frais de voyage, d’hébergement et de repas

Calculez également les frais de déplacement, les tickets de transport public, les frais de restauration et les frais d’hébergement à l’hôtel pour tous les collaborateurs/trices engagés. En particulier lors de la visite de grands salons bien établis, les frais d’hôtel peuvent augmenter de manière significative autour du lieu du salon, le temps de l’événement. Ceux qui réservent plus tôt ou qui choisissent des foires dans les environs sont clairement avantagés.

Le coût d’un stand d’exposition personnalisé peut varier considérablement en fonction de vos idées et des éléments que vous prévoyez d’y intégrer.
Ce que nous proposons : Nous vous offrons une transparence à 100% des coûts de nos prestations directes et vous posons les bonnes questions dès l’entretien de briefing afin que vous puissiez budgétiser et planifier votre présence au salon dans son intégralité. Si vous souhaitez vous aussi profiter de la longue expérience de SYMA, écrivez-nous via le formulaire de contact. Nos experts en construction de stands vous contacteront dans les plus brefs délais et établiront avec vous un plan de coûts qui vous permettra de ne payer que les prestations dont vous avez réellement besoin pour réussir.

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